«Офисные МФУ — больше, чем только печать, копирование и сканирование»

Организации по всему миру заменяют принтеры многофункциональными устройствами там, где это целесообразно. Ведущие производители МФУ оснащают свои продукты новейшими решениями для мобильной печати, контроля расходов, удалённого управления устройствами и т.д. Развитию рынка способствует потребность предприятий в удобстве и безопасности хранения контента и обмена информацией в мобильной рабочей среде. Об этом в интервью IoT.ru рассказала Елена Теплушкина, руководитель отдела продуктового маркетинга офисного оборудования компании Xerox Россия.

Какие локальные и глобальные тренды на рынке умной офисной техники, оснащенной беспроводными технологиями связи, вы можете выделить?

В сегменте умной печатной техники отмечаются общие для рынка тенденции. По всему миру компании переходят от принтеров к МФУ, стремясь к концентрации в одном устройстве всех необходимых функций работы с документами. Продолжается и переход от монохромных аппаратов к цветным, поскольку бизнес-структуры всё чаще используют цвет в корпоративных коммуникациях, а стоимость цветного отпечатка уже вплотную приближается к стоимости чёрно-белого.

В наши дни принтеры и МФУ давно перестали использоваться в офисах только для печати, копирования и сканирования.  Это уже не отдельные устройства, а часть общей ИТ-инфраструктуры, задача которой — сделать работу пользователей удобной, производительной и безопасной, а также снизить затраты компании на документооборот. Следуя этому тренду, ведущие производители оснащают офисную технику всё более совершенными решениями для мобильной печати, контроля расходов, удалённого управления устройствами, правами доступа и выводом данных, а также инструментами для повышения скорости и удобства сканирования.

Вряд ли можно утверждать, что некоторые из этих функций востребованы больше, а другие — меньше. Это объясняется просто: одно из ключевых преимуществ умных печатных устройств — возможность персонализации в соответствии с уникальными процессами каждой отдельно взятой компании, рабочей группы или даже сотрудника. Другими словами, заказчик может самостоятельно описать необходимый ему функционал, а поставщик на основе этой информации конфигурирует решения наилучшим образом. Это возможно благодаря открытой платформе и технологии создания персонализированных приложений для МФУ. Таким образом, в разных компаниях одна и та же модель может обладать разным функционалом.

Несмотря на сложную экономическую ситуацию, в России также сохраняется тренд перехода на многофункциональные устройства. Отмечается и тенденция перехода на электронный документооборот. Это вызывает у компаний повышенный интерес к применению в офисной технике интеграционных решений, систем информационной безопасности и технологий корпоративной мобильности.

Сейчас российские компании особенно остро нуждаются в сокращении издержек. Помогают ли умные печатные устройства удовлетворить эту потребность?

Широкие возможности сокращения издержек и проактивного управления офисной инфраструктурой реализованы в платформе Xerox ConnectKey, которая объединяет умные МФУ в единый комплекс, создавая комфортную среду для обработки и передачи электронных и бумажных документов. При этом происходит интеграция парка офисной техники со всей ИТ-инфраструктурой при соблюдении самых современных стандартов шифрования и защиты данных. А благодаря возможности создавать приложения для работы с документами, кастомизированные с учётом потребностей конкретных заказчиков, пользователи могут настраивать маршруты перемещения документов внутри организации, переводить документы на различные языки, устанавливать оповещения и системы аутентификации, персонализировать интерфейс МФУ и выполнять многие другие задачи.

Стремясь сократить издержки, российские компании проявляют всё больший интерес к системам контроля печати, которые работают на базе умной офисной техники.

В то время как продажи печатных устройств растут, мы отмечаем, что некоторые заказчики до сих пор опасаются неконтролируемо высоких затрат, связанных с установкой полноцветных аппаратов в офисе. Эту проблему помогает решить встроенный функционал МФУ на платформе Xerox ConnectKey. В частности, он позволяет ограничивать цветную печать с разделением по пользователям и отделам (например, можно разрешить печатать в цвете только сотрудникам службы маркетинга), а также по временным интервалам и даже офисным приложениям (к примеру, печать из почтовых клиентов можно сделать доступной только в чёрно-белом режиме для любого сотрудника). Также можно настроить принудительную дуплексную печать. Внедрение даже базовых политик печати уже может значительно снизить затраты на документооборот.

Если компания задумывается о внедрении единой системы мониторинга печати, оптимальным решением может стать комплекс SafeQ от компании YSoft. Он поможет детализировать объёмы бумажного документооборота по центрам затрат, разграничивать доступ к принтерам и МФУ и снижать расходы, исключая нецелевое и несанкционированное использование функций печати.

Едва ли существует статистика, которая показала бы, на сколько процентов в среднем применение умных печатных устройств позволяет сократить издержки. Однако бытует мнение, что внедрение системы контроля снижает затраты на печать в некоторых случаях до 30%, просто потому что сотрудники понимают: руководству станет известно об использовании офисной техники в личных целях.

Сама по себе установка умных печатных устройств напрямую не влияет на расход бумаги или тонера. Но благодаря таким решениям, как удалённая панель доступа, реализованная в МФУ на платформе Xerox ConnectKey, сотрудники сервисной организации могут вести мониторинг печатных устройств клиента в режиме онлайн и проактивно предотвращать простои до того, как они произойдут. Этот функционал позволяет сэкономить на вызове сервисных инженеров и транспортировке расходных материалов. Вместе с тем он играет ключевую роль при оказании услуг аутсорсинга печатной инфраструктуры.

Какова динамика рынка умной офисной техники?

Российский рынок умной офисной техники растёт. Сейчас почти все вендоры внедряют дополнительный функционал и заменяют старые принтеры и МФУ умными устройствами. В линейке офисного оборудования Xerox таких моделей уже 15, а с новым оборудованием, которое мы планируем представить в 2017 году, их станет ещё больше.

Кто основные покупатели умной офисной техники? Изменились ли категории потребителей за последний год – два?

В число основных заказчиков умной офисной техники входят компании, которые выстраивают ИТ-инфраструктуру вокруг бизнес-процессов, понимают важность автоматизации рутинных операций для достижения бизнес-результатов и ставят информационную безопасность на первое место. Также такие компании стремятся к тому, чтобы сотрудники концентрировались на решении бизнес-задач, а не на проблемах документооборота. Чаще всего, это коммерческие организации, в первую очередь те, которые внедряют или уже используют элементы аутсорсинга документоёмких процессов.

Назовите, пожалуйста, основные драйверы и барьеры для роста рынка умной офисной техники в России.

Развитию рынка умной офисной техники способствует потребность современных компаний в удобстве и безопасности хранения контента и обмена информацией в мобильной рабочей среде, которая доступна в режиме 24/7.

Основными барьерами развития рынка являются непростая экономическая ситуация в нашей стране и сокращение бюджетов заказчиков. В частности, российские компании стремятся максимально продлить срок службы уже установленного оборудования вместо закупки новых принтеров и МФУ. К тому же в силу консерватизма или нехватки ресурсов пока не каждая компания готова использовать в работе передовые ИТ-решения, поэтому темпы их внедрения заметно отстают от скорости развития новых технологий. Однако постепенно рыночная динамика становится более позитивной: по данным IDC, во втором квартале 2016 года российский рынок печатных устройств вырос на 37,3% в штуках по сравнению с аналогичным периодом 2015 года.

Как вы считаете, какой дополнительный функционал у умной офисной техники может появиться в ближайшие два–три года?

Сейчас удалённый формат работы распространён не только в небольших компаниях, но и в крупных бизнес-структурах, испытывающих нехватку ресурсов и офисного пространства. Поэтому в ближайшие годы мы, скорее всего, увидим развитие решений мобильной печати, повышение удобства их эксплуатации и адаптацию всех систем документооборота к потребностям мобильных сотрудников.

Развитие функционала умных МФУ направлено и на то, чтобы ускорить взаимодействие пользователей с устройствами. Уже сейчас можно не только печатать со смартфона, но и, например, использовать его как коммуникационный узел. В частности, мобильное приложение Xerox Mobile Link позволяет отсканировать документ и одновременно отправить его в несколько хранилищ, в том числе на смартфон, в персональную папку на Dropbox и сетевую папку на компьютере. Это экономит много рабочего времени.

Можно ожидать, что в ближайшие годы на рынке умных печатных устройств появится много специализированных и, возможно, отраслевых решений. Вместе с тем многие из современных технологий умных МФУ со временем отсеются, поскольку пользователи будут делать выбор в пользу тех решений, которые в наибольшей степени упрощают жизнь и с которыми легче всего взаимодействовать.

Беседовал Виталий Мосеев