Проектный офис в режиме нового времени

Мы поговорили о необходимых изменениях 2020 года и «цифровых» способах выживания бизнеса с экспертами компании Awara IT, ведущими ИТ-консультантами на рынке технологий автоматизации и удаленного взаимодействия.

Алексей Резник, Awara IT

Cертифицированный специалист по технологиям Microsoft в области автоматизации и построения удаленной ИТ-инфраструктуры. Постоянный участник индустриального проекта «Город инноваций Microsoft».

- Алексей, исходя из общения с заказчиками в текущем году, можете подвести короткий общий итог: что изменилось? Как год повлиял на задачи бизнеса с точки зрения цифровизации?

- Не могу сказать, что тренды кардинально изменились – скорее они усилились и превратились в конкретные задачи. То, что еще недавно мы считали запросом на инновацию, теперь становится острой необходимостью для бизнеса – мы это наблюдаем повсеместно на протяжении года.

Если кратко подвести итог, то вот ТОП три запроса в этом году:

• Проектный офис онлайн: перенос проектного управления в онлайн, создание единой платформы для управления проектами.

• Цифровизация бизнес-процессов в условиях распределенных/удаленных команд: построение эффективных онлайн-коммуникаций, документооборота – и тоже прослеживается потребность в единой платформе: пользователи устали переключаться между множеством инструментов.

• «Совместить несовместимое» в рамках единого рабочего онлайн-пространства: в любой компании есть набор критичных для бизнеса приложений и сервисов, используются различные методологии ведения проектов в рамках одной организации, по-разному выстроены процессы в двух соседних департаментах. «Переселить» всё это разнообразие в единой цифровое пространство, настроить совместную работу и преодолеть технологические и человеческие тормозящие факторы – общая задача номер один для всех наших клиентов в 2020 году.

- Спасибо, Алексей. На примере конкретного кейса, можете ли вы рассказать о типичном решении таких задач? Есть ли какие-то универсальные рекомендации?

- Расскажу на примере сотрудничества с компанией Concept Electro.

Concept Electro — инжиниринговая компания, работающая на рынке разработки и внедрения решений по автоматизации технологических процессов. Ключевой заказчик — «Транснефть», компания активно расширяет свое присутствие на рынке.

Перед Concept Electro остро встала задача построить бизнес-процессы таким образом, чтобы минимизировать вероятность ошибок сотрудников. Например, ранее важная для развития бизнеса информация терялась, хранилась крайне неупорядоченно, а управление доступом к корпоративным данным было трудоемким процессом, особенно в случае отключения бывших сотрудников от внутренних систем. Многолетнее отсутствие систематизации привело к тому, что ключевые документы могли храниться в самых разных источниках, а порой даже только на бумажных носителях. Все это сильно тормозило развитие бизнеса: многие часы уходили на поиск необходимых материалов и их актуальной версии.

Другим важным вопросом было нарушение сроков реализации различных внутренних задач, что могло негативно повлиять на отношения Concept Electro с заказчиками. Анализ внутренней ситуации показал, что в компании недостаточно эффективно были выстроены процессы управления проектами, не было четкого распределения ответственности по каждой выполняемой задаче.

Оптимальное решение – на стыке автоматизации управления и оптимизации коммуникаций. В результате исследования рынка были выбраны решения Microsoft, которые максимально отвечали потребностям компании и оказались более простыми во внедрении, чем предложения других вендоров. Единое рабочее пространство на базе Microsoft Teams и интегрированного Microsoft Project помогли компании лучше контролировать сроки реализации проектов, назначать ответственных по каждой задаче, усовершенствовать коммуникации внутри команд и соблюдать оговоренные контрактами сроки. Темп работы значительно вырос, бизнес-задачи выполняются оперативнее.

- Алексей, правильно ли я понимаю, что решение представляет собой фактически «Проектный офис в Microsoft Teams»? Можете рассказать подробнее о функциональных возможностях?

- Да, всё верно. Вы получаете проектный офис в одном окне в режиме реального времени.

• Вехи проекта и прохождение контрольных точек за период

• Карточки проектов и сотрудников

• Плановая загрузка организации за период и план работ компании

• План-факторный анализ по затратам

• Аналитика в режиме реального времени и наглядные карточки проекта всегда под рукой.

• Оценка хода проекта и доступность ресурсов в одном окне, с любого устройства, везде, где доступен интернет.

Kanban-доски

• Собственные и командные доски управления проектами. Назначение и контроль выполнения задач, благодаря наглядной аналитике. Интерфейс прост и не требует обучения.

• принципы гибких методологий управления как основа для организации проектов и задач: Scrum, Kanban, Agile.

Онлайн-коммуникации: чаты, звонки, конференции

• Многочасовые звонки с клиентами и коллегами. Бесплатно.

• Встречи с 250 участниками. Бесплатно.

• Заметки со встреч в режиме реального времени.

• Запись встреч.

• Встроенные варианты фонов и многое другое.

Хранение и совместное редактирование документов

• Структурированное хранение документов: в папках, с определенными параметрами.

• Онлайн доступ к знакомым Word, Excel, Power Point из единого окна Microsoft Teams. Совместное редактирование и всегда актуальная версия файла внутри чата или канала.

Работа с заявками

• Автоматизация сбора заявок или отправки документов на согласование при помощи простых корпоративных приложений - всё в том же Teams, не выходя за пределы сервиса.

Календарь Outlook

• Удобный интерфейс календаря для эффективного использования рабочего времени

• Назначение встреч в два клика на основании занятости в календаре, который доступен и коллегам , и партнерам.

Коллекция приложений

• Добавление в Teams привычных инструментов в два клика.

• Работа в одном окне Microsoft Teams – больше не нужно переключаться между окнами и приложениями

- Спасибо, Алексей. Тем не менее, кажется, что решение довольно сложное, требующее доработки и адаптации под конкретные бизнес-задачи.

- Да, конечно, у любого бизнеса есть специфические задачи, под которые необходима настройка и доработка сервисов. Прелесть проектного офиса на Microsoft Teams в том, что пользоваться сервисом можно начинать уже сейчас – это закроет все вопросы структурированных коммуникаций, хранения и совместного редактирования документов, управления проектами по Agile. Практически все самые популярные бизнес-приложения интегрируются в Microsoft Teams в два клика. Одним словом, переезд займет один день.

Внедрение и адаптация более сложных частей решения потребует подготовки, займет время. Но есть важный момент: первые полгода вы не платите за Microsoft Teams – 6 месяцев тестового периода для компаний до 3 000 сотрудников. Этого времени достаточно, чтобы решить, насколько вам удобен сервис, и провести все необходимые настройки для проектного управления с учетом особенностей вашего бизнеса.

- Алексей, спасибо за разговор. Да, действительно: бизнес-задачи усложняются, а решения – упрощаются.

- Спасибо, будем рады поделиться опытом, рассказать подробнее о наших решениях. Посетите наш сайт, где вы можете получить тестовую версию Microsoft Teams и запросить демонстрацию сервиса.